Ein Firmenevent im Ausland zu planen bedeutet drei Entscheidungen: Budget pro Person, Zielort und wie viel Sie an einen Partner vor Ort abgeben. Rechnen Sie mit drei bis sechs Monaten Vorlauf für eine Gruppe von 30 bis 100 Personen und mit 700 bis 1.500 € pro Person für drei Tage in Südeuropa, Flug inklusive. Alles andere ist Logistik, und Logistik lässt sich delegieren.
Bei Lisbon Event organisieren wir Firmenveranstaltungen für deutsche, französische, spanische und britische Unternehmen, die nach Portugal kommen. Die erste Frage, die uns gestellt wird, lautet nie «warum Lissabon». Sie lautet «womit fange ich an». Hier ist die Reihenfolge, in der wir empfehlen, die Entscheidungen zu treffen.
Womit fängt man an?
Mit dem Ziel, nicht mit dem Zielort. Eine Strategietagung der Geschäftsführung, ein Produktlaunch und eine Integrationswoche nach einer Fusion haben weder dasselbe Format noch dieselbe Dauer noch dasselbe Budget. Schreiben Sie in einem Satz auf, was die Veranstaltung erreichen soll. Alles Weitere ergibt sich daraus.
Danach, in dieser Reihenfolge:
Die Teilnehmerzahl. Sie bestimmt, welche Locations überhaupt in Frage kommen. Unter 30 Personen ist fast alles möglich. Über 150 wird die Liste der Plenarsäle in den meisten europäischen Städten schnell kurz.
Die Termine. Meiden Sie Messewochen in der Zielstadt, die Hotelpreise verdoppeln sich dann. In Südeuropa sind Mai, Juni, September und Oktober am stärksten nachgefragt. Februar und November bieten die besten Preise bei noch brauchbarem Wetter.
Das Budget pro Person. Legen Sie es fest, bevor Sie den Zielort wählen, nicht danach. Nur so erhalten Sie vergleichbare Angebote.
Der Zielort. Er kommt an vierter Stelle, und dort gehört er hin.
Was kostet ein Firmenevent im Ausland?
Für drei Tage und zwei Nächte in Südeuropa, mit Flug, Vier-Sterne-Hotel, Tagungsraum, Verpflegung und einer Teambuilding-Aktivität:
- 700 bis 900 € pro Person für ein einfaches Format, Hotel außerhalb des Zentrums, kurze Aktivität
- 900 bis 1.200 € pro Person für ein Standardformat, zentrales Hotel, ein organisierter Abend
- 1.200 bis 1.800 € pro Person für ein gehobenes Format, exklusiv gebuchte Location, Galadinner
Diese Beträge enthalten den Flug ab Frankfurt oder München. Für Barcelona oder Amsterdam rechnen Sie 15 bis 25 % auf Hotel und Gastronomie hinzu. Die Aufschlüsselung Posten für Posten finden Sie in unserem Artikel zu den Kosten eines Firmenseminars in Lissabon.
Wie wählt man den Zielort aus?
Die Kriterien, auf die es wirklich ankommt, in der Reihenfolge, in der sie Projekte scheitern lassen:
Die Tür-zu-Tür-Reisezeit. Zwei Stunden Flug sind nicht zwei Stunden Reise. Rechnen Sie die Anfahrt zum Flughafen, die Wartezeit, den Flug und den Transfer zusammen. Ab sechs Stunden Tür zu Tür verlieren Sie bei einer dreitägigen Veranstaltung je einen halben Tag hin und zurück.
Die Dichte an Tagungshotels. Eine Stadt kann schön sein und trotzdem nur drei Hotels haben, die 80 Personen im Plenum unterbringen. Das merkt man in der Regel drei Monate vorher.
Der Preisabstand zu Deutschland. Er finanziert die Aktivitäten. Bei gleichem Budget zahlt ein um 25 % günstigerer Zielort den Abschlussabend.
Das Wetter an Ihren Terminen. Eine Oktoberveranstaltung in Stockholm und eine Oktoberveranstaltung in Lissabon bieten nicht dieselben Außenaktivitäten.
Wir haben die wichtigsten europäischen Zielorte in unserem Zielort-Vergleich gegenübergestellt, mit Flugzeiten, Durchschnittsbudgets und möglichen Formaten.
Wie viel Vorlauf braucht man?
Für 30 bis 100 Personen vier Monate. Für mehr als 100 Personen oder Termine in der Hochsaison sechs Monate. Unter zwei Monaten ist es machbar, aber Sie verlieren die Auswahl an Locations und zahlen den Tagespreis für die Flüge.
Der Zeitplan, mit dem wir arbeiten:
- T-120: Ziel, Budget und Teilnehmerzahl stehen fest
- T-100: Zielort gewählt, Angebote angefragt
- T-90: Location und Hotel gebucht, Anzahlung geleistet
- T-60: detailliertes Programm freigegeben, Aktivitäten gebucht
- T-45: Tickets ausgestellt, namentliche Teilnehmerliste
- T-20: Abschlussbriefing, Schlechtwetterplan, Notfallkontakte
Braucht man eine Agentur vor Ort?
Es gibt zwei Wege. Sie organisieren aus dem eigenen Haus und verhandeln direkt mit Hotels und Dienstleistern, oder Sie arbeiten mit einer Incoming-Agentur vor Ort, einer sogenannten DMC.
Die direkte Organisation funktioniert gut bei weniger als 20 Personen und einfachem Format. Darüber wird die Zahl der Ansprechpartner zum Problem: Hotel, Catering, Busunternehmen, Guide, Location, Tontechnik. Sechs Verträge, sechs Rechnungen, sechs Nummern, die man anruft, wenn der Bus zu spät kommt.
Eine Agentur vor Ort gibt Ihnen einen einzigen Ansprechpartner, über das Jahr verhandelte Konditionen und vor allem jemanden, der am Tag der Veranstaltung vor Ort ist. Letzteres macht den Unterschied, wenn ein Flug ausfällt oder es auf die Außenaktivität regnet.
Woran ein Firmenevent im Ausland scheitert
Drei Ursachen kommen immer wieder.
Ein überfrachtetes Programm. Ein Arbeitstag plus Aktivität plus spätes Abendessen, drei Tage in Folge, und Ihre Teilnehmer steigen am zweiten Nachmittag aus. Planen Sie freie Zeit ein, die wirklich frei ist.
Kein Schlechtwetterplan. Jede Außenaktivität braucht eine Innenvariante, die gebucht ist und nicht nur angedacht.
Ein unvollständiges Briefing an die Dienstleister. Ernährungsformen, eingeschränkte Mobilität, wer schon am Vorabend anreist: Diese Informationen laufen schlecht, wenn sie nicht an einer Stelle zusammenlaufen.
Häufige Fragen
Welches Budget sollte man einplanen?
Zwischen 700 und 1.800 € pro Person für drei Tage in Südeuropa, Flug inklusive. Die Spanne hängt vor allem vom Hotel und vom Grad der exklusiven Buchung der Location ab.
Wie früh muss man buchen?
Vier Monate für 30 bis 100 Personen, sechs Monate darüber oder in der Hochsaison. Zwei Monate sind das praktikable Minimum und teuer.
Ist ein Firmenevent im Ausland teurer als in Deutschland?
Nicht zwangsläufig. Der Flug kostet 150 bis 250 € pro Person zusätzlich, aber Hotel und Gastronomie liegen in Südeuropa 25 bis 35 % unter deutschen Preisen, was sich über drei Tage ausgleicht.
Braucht man eine DMC?
Ab 20 Teilnehmern ja. Sie reduziert Ihre Ansprechpartner auf einen und gibt Ihnen während der Veranstaltung einen Kontakt vor Ort.
Welche Reisezeit ist die beste?
Mai, Juni, September und Oktober für das Wetter. Februar, März und November für die Preise, bei einem Wetter, das in Südeuropa weiterhin trägt.