Firmenveranstaltung in Europa: welcher Zielort?

Fünf Zielorte nehmen den größten Teil der europäischen Firmenveranstaltungen auf: Lissabon, Barcelona, Mallorca, Prag und Amsterdam. Sie unterscheiden sich in vier messbaren Kriterien, Tür-zu-Tür-Reisezeit, Budget pro Person, Saalkapazität und Wetter an Ihren Terminen. Die folgende Tabelle vergleicht sie in diesen vier Punkten.

Wir sitzen in Lissabon und tun nicht so, als wäre es anders. Wir verlieren aber regelmäßig Projekte an Barcelona oder Mallorca, und zwar aus guten Gründen. Es ist besser, bewusst zu wählen, als das Problem drei Monate vorher zu entdecken.

Die fünf Zielorte im Vergleich

Zielort	Flug ab Frankfurt	Budget / Person, 3 Tage	Übliches Plenum max.	Beste Zeit
Lissabon	3 h 15	700 bis 1.400 €	400 bis 600 Personen	März bis November
Barcelona	2 h 10	900 bis 1.700 €	800 Personen und mehr	April bis Oktober
Mallorca	2 h 15	850 bis 1.600 €	300 bis 500 Personen	Mai bis Oktober
Prag	1 h 10	650 bis 1.200 €	400 Personen	Mai bis September
Amsterdam	1 h 15	1.000 bis 1.900 €	600 Personen	Mai bis September

Budgets beobachtet für drei Tage und zwei Nächte, Vier-Sterne-Hotel, Tagungsraum, Verpflegung und eine Aktivität, Flug inklusive.

Welcher Zielort für welche Art von Veranstaltung?

Eine Führungsrunde von 15 bis 30 Personen. Prag und Lissabon bieten das beste Verhältnis zwischen Qualität der Location und Budget. In diesem Format kostet die exklusive Buchung einer Location mit Charakter die Hälfte von Amsterdam.

Eine Vertriebstagung von 80 bis 150 Personen. Barcelona und Lissabon. Die Dichte an Hotels mit Plenarsälen ist dort am höchsten, was Ihnen echten Verhandlungsspielraum lässt.

Eine Incentivereise. Mallorca und Lissabon. Die Komponente Küste und Wassersport verändert den Charakter der Veranstaltung, und beide Zielorte haben sie weniger als eine Stunde vom Zentrum entfernt.

Eine Tagung über 300 Personen. Barcelona behält einen klaren Vorsprung bei der Zahl der Locations, die dieses Volumen aufnehmen. Lissabon folgt, mit weniger Optionen, aber spürbar niedrigeren Preisen.

Eine Veranstaltung außerhalb der Saison, November bis März. Lissabon und Mallorca. Das sind die beiden einzigen der Liste, bei denen Außenaktivitäten im Winter praktikabel bleiben, mit 15 bis 17 Grad tagsüber in Lissabon im Januar.

Was für Lissabon spricht, aus deutscher Sicht

Drei Punkte, jeweils mit ihren Grenzen.

Das Budget. Bei gleicher Leistung liegt der Abstand zu Deutschland bei 25 bis 35 % auf Hotel und Gastronomie, gegenüber Barcelona bei 20 bis 25 %. Bei einer Gruppe von 100 Personen sind das 25.000 bis 35.000 €, die den Abschlussabend oder eine zusätzliche Aktivität finanzieren. Die Grenze: Dieser Abstand wird jedes Jahr kleiner.

Die Kompaktheit. Der Flughafen liegt 15 Minuten vom Zentrum entfernt, was für eine europäische Hauptstadt selten ist. Gruppen verlieren weniger Zeit bei Transfers, und ein Dreitagesprogramm enthält tatsächlich drei nutzbare Tage. Die Grenze: steile Straßen und Kopfsteinpflaster erschweren manchen Teilnehmern die Fortbewegung.

Das Wetter außerhalb der Saison. Über 300 Sonnentage im Jahr und Außenaktivitäten von März bis November, teils schon im Februar. Für deutsche Unternehmen, die im März oder November tagen, ist das der entscheidende Unterschied zu Prag oder Amsterdam. Die Grenze: Juli und August sind mit rund 30 Grad heiß, was Aktivitäten zur Mittagszeit unangenehm macht.

Was gegen Lissabon spricht

Man kann es ruhig aussprechen. Die Flugzeit ab Deutschland ist mit gut drei Stunden die längste der Liste, was bei einem Zweitagesformat ins Gewicht fällt. Wenn Ihre Tagung 500 Personen im Plenum überschreitet, ist das Angebot begrenzt und die zwei oder drei möglichen Locations sind ein Jahr im Voraus vergeben. Und für ein Format in den Bergen ist Lissabon offensichtlich nicht die Antwort.

Mallorca bleibt für viele deutsche Unternehmen der Reflex, mit kürzerem Flug und dichtem Angebot an Resorthotels. Lissabon gewinnt, wenn die Veranstaltung Stadt, Kultur und Arbeit verbindet statt Strand und Hotelanlage.

Wie man entscheidet

Ordnen Sie Ihre vier Kriterien nach Wichtigkeit, bevor Sie sich Zielorte ansehen. In neun von zehn Fällen scheidet nach dem ersten Kriterium die Hälfte aus und die Entscheidung wird einfach. Die Falle besteht darin, zuerst die Zielorte anzusehen, sich in einen zu verlieben und danach die Argumente zu suchen.

Häufige Fragen

Welcher europäische Zielort ist der günstigste?

Prag, gefolgt von Lissabon. Der Abstand zwischen beiden ist klein, und Lissabon bietet außerhalb der Saison mehr Außenaktivitäten.

Welche Flugzeit ist vertretbar?

Bis zu drei Stunden für eine dreitägige Veranstaltung. Darüber sollten Sie das Format auf mindestens vier Tage auslegen, sonst nimmt die Anreise einen zu großen Teil ein.

Kann man in Südeuropa im Winter tagen?

In Lissabon und auf Mallorca ja, mit Januartemperaturen um 15 bis 17 Grad tagsüber und praktikablen Außenaktivitäten. Die Hotelpreise liegen 30 bis 40 % unter denen im Mai.

Stadt oder Küstenresort?

Stadt, wenn die Veranstaltung Arbeit und Abendprogramm verbindet, Resort, wenn Belohnung und Abschalten das Ziel sind. Lissabon und Cascais liegen 30 Minuten auseinander und erlauben beides.

Wer vergleicht mir mehrere Zielorte?

Eine Agentur vor Ort antwortet Ihnen nur zu ihrem eigenen Zielort. Für einen ehrlichen Vergleich fragen Sie drei lokale Agenturen mit demselben Briefing an und vergleichen Sie Position für Position, nicht die Endsumme.