Comptez 650 à 1 400 € par personne pour trois jours, soit 65 000 à 140 000 € pour 100 participants, hors vols. À prestation équivalente, le coût par personne est légèrement inférieur à celui d’un groupe de 50, parce que les frais fixes se répartissent sur deux fois plus de monde.
Pourquoi c’est moins cher par personne qu’à 50 ?
Trois postes ne doublent pas quand le groupe double.
La coordination reste sensiblement la même, qu’il y ait 50 ou 100 personnes à suivre. La technique de salle aussi : une sonorisation et une vidéoprojection coûtent le même prix pour 50 ou 120 personnes. Et le pouvoir de négociation change : à 100 personnes vous représentez un volume qui intéresse les hôtels, ce qui ouvre des conditions inaccessibles à 50.
En pratique, l’écart tourne autour de 5 à 10 % sur le coût par personne.
Ce que 100 personnes change dans l’organisation
Le seuil des 100 fait basculer plusieurs choses.
- L’hébergement. À 100 personnes, un seul hôtel reste possible à Lisbonne mais la sélection se réduit. Il faut arbitrer plus tôt entre catégorie d’hôtel et unité de lieu.
- Les activités. On ne fait plus tourner 100 personnes sur un seul atelier. Le groupe se scinde en sous-groupes de 15 à 25 qui tournent sur trois ou quatre stations en parallèle. Ça se prépare, et ça demande plus d’accompagnateurs.
- Les repas. Peu de restaurants de Lisbonne prennent 100 couverts d’un coup dans de bonnes conditions. Soit on privatise, soit on scinde, soit on choisit un lieu dimensionné pour.
- Les transferts. On passe des minibus aux autocars, ce qui simplifie plutôt les choses, mais impose des points de rendez-vous et des horaires plus stricts.
Répartition de la dépense
- Hébergement, 2 nuits : 35 à 45 %
- Restauration : 20 à 25 %
- Activités et soirée : 15 à 25 %
- Salles et technique : 6 à 10 %
- Transferts : 5 à 7 %
- Coordination : 6 à 8 %
Les leviers d’économie qui marchent à cette taille
La saison, toujours, qui reste le levier le plus lourd. Le jour de la semaine, du dimanche au mardi plutôt que du mercredi au vendredi. Et un arbitrage propre à cette taille : accepter deux hôtels voisins de bonne catégorie plutôt qu’un seul hôtel plus haut de gamme. Sur 100 personnes, l’économie est substantielle et les participants ne la perçoivent pas, à condition que les deux adresses soient à moins de cinq minutes à pied.
Pour un groupe plus restreint, voir le budget d’un séminaire de 50 personnes. Pour un format réunissant toute l’entreprise, voir convention d’entreprise à Lisbonne.
Questions fréquentes
Peut-on loger 100 personnes dans le même hôtel à Lisbonne ?
Oui, plusieurs établissements le permettent. La question est de savoir si l’hôtel disponible aux dates voulues correspond au standing recherché, ce qui se vérifie dès la première consultation.
Combien d’accompagnateurs prévoyez-vous pour 100 participants ?
Un coordinateur principal, plus un accompagnateur par sous-groupe de 15 à 25 personnes pendant les activités.
Faut-il davantage d’anticipation qu’à 50 personnes ?
Oui. Comptez six mois sur mai, juin, septembre et octobre, contre trois à quatre mois pour un groupe de 50.
Le devis est-il ferme ?
Le premier chiffrage est une fourchette par scénario. Après choix du scénario et confirmation des dates, nous passons à un devis ferme.