Comptez 700 à 1 500 € par personne pour trois jours, soit 35 000 à 75 000 € pour 50 participants, hébergement, salles, repas et activités compris, hors vols. La catégorie d’hôtel et le niveau de restauration expliquent à eux seuls la moitié de l’écart.
Pourquoi une fourchette aussi large ?
Parce que « séminaire de 50 personnes » ne veut rien dire tant qu’on n’a pas dit dans quel hôtel et à quelle saison. Deux dossiers de même taille peuvent aller du simple au double sans que l’un soit mal organisé.
Voici ce qui se cache derrière chaque extrémité.
- Autour de 700 € par personne : hôtel 4 étoiles hors hypercentre, salle incluse dans l’hébergement, deux dîners au restaurant plutôt que privatisés, une activité d’une demi-journée, novembre à mars.
- Autour de 1 500 € par personne : hôtel 5 étoiles ou quinta privatisée, salle dédiée avec technique, dîner de gala privatisé, deux activités dont une régate ou un lieu exclusif, mai, juin ou septembre.
Comment se répartit la dépense ?
- Hébergement, 2 nuits : 35 à 45 %
- Restauration : 20 à 25 %
- Activités et soirée : 15 à 25 %
- Salles et technique : 8 à 12 %
- Transferts : 4 à 6 %
- Coordination : 8 à 10 %
L’hébergement domine toujours. C’est là que se joue l’essentiel des arbitrages, avant les activités auxquelles on pense d’abord.
Les cinq leviers qui font vraiment bouger la note
- La saison. Un même hôtel se paie nettement moins cher en février qu’en juin. Sur 50 personnes et deux nuits, c’est le levier le plus lourd du dossier.
- Le jour de la semaine. Du dimanche au mardi, l’hôtellerie d’affaires de Lisbonne est moins tendue que du mercredi au vendredi.
- La catégorie d’hôtel. Passer de 5 à 4 étoiles à quartier égal se voit sur la facture, beaucoup moins sur la satisfaction des participants.
- Le format des dîners. Un restaurant privatisé coûte nettement plus qu’une salle réservée dans un bon restaurant. La différence perçue est faible sur un groupe de 50.
- Le nombre d’activités. Deux activités par séjour, c’est le bon calibrage à trois jours. Trois, et le groupe est fatigué avant la dernière session.
Ce qui n’est pas dans ces chiffres
Les vols, qui dépendent de vos villes de départ. À titre de repère, Lisbonne est à environ 1h20 de Madrid, 2h35 de Paris, 2h40 de Londres et 3h de Francfort en direct.
Les assurances annulation, si vous en souscrivez. Les extras personnels des participants. Et les éventuels dépassements liés à une jauge revue à la hausse après contractualisation.
Combien de temps pour obtenir un chiffrage ?
Nous répondons sous 48 heures ouvrées avec deux ou trois scénarios chiffrés, pas un seul. Voir trois options côte à côte est ce qui aide le plus à trancher.
Pour un groupe plus important, voir le budget d’un séminaire de 100 personnes. Pour le contenu des prestations, voir séminaire d’entreprise à Lisbonne et team building.
Questions fréquentes
Le devis est-il ferme ou indicatif ?
Les deux temps existent. Le premier chiffrage est une fourchette par scénario. Après votre choix de scénario et confirmation des dates, nous passons à un devis ferme.
Y a-t-il un minimum de participants ?
Nous travaillons à partir de 15 personnes. En dessous de 20, le coût par personne monte mécaniquement, la coordination et les salles ne se divisant pas.
Peut-on payer en plusieurs fois ?
Oui, un acompte à la signature puis un solde avant l’événement. Les échéances figurent au contrat.
Que comprend la ligne coordination ?
La recherche et la négociation des prestataires, la construction du programme, le suivi jusqu’au jour J, et la présence sur place pendant l’événement.