Rechnen Sie mit 700 bis 1.500 € pro Person für drei Tage, also 35.000 bis 75.000 € für 50 Teilnehmer, inklusive Unterkunft, Räumen, Mahlzeiten und Aktivitäten, ohne Flüge. Hotelkategorie und Verpflegungsniveau erklären allein die Hälfte der Spanne.
Warum eine so breite Spanne?
Weil «Seminar für 50 Personen» nichts aussagt, solange nicht klar ist, in welchem Hotel und in welcher Saison. Zwei gleich große Vorhaben können sich im Preis verdoppeln, ohne dass eines schlecht organisiert wäre.
- Rund 700 € pro Person: 4-Sterne-Hotel außerhalb der Innenstadt, Tagungsraum in der Unterkunft enthalten, zwei Abendessen im Restaurant statt exklusiv gemietet, eine halbtägige Aktivität, November bis März.
- Rund 1.500 € pro Person: 5-Sterne-Hotel oder exklusiv gemietete Quinta, eigener Raum mit Technik, privates Galadiner, zwei Aktivitäten davon eine Regatta oder eine exklusive Location, Mai, Juni oder September.
Wie verteilen sich die Ausgaben?
- Unterkunft, 2 Nächte: 35 bis 45 %
- Verpflegung: 20 bis 25 %
- Aktivitäten und Abend: 15 bis 25 %
- Räume und Technik: 8 bis 12 %
- Transfers: 4 bis 6 %
- Koordination: 8 bis 10 %
Die Unterkunft dominiert immer. Dort entscheiden sich die eigentlichen Abwägungen, noch vor den Aktivitäten, an die man zuerst denkt.
Die fünf Hebel, die die Zahl wirklich bewegen
- Die Saison. Dasselbe Hotel kostet im Februar deutlich weniger als im Juni. Bei 50 Personen und zwei Nächten ist das der schwerste Hebel.
- Der Wochentag. Von Sonntag bis Dienstag ist die Lissabonner Businesshotellerie weniger ausgelastet als von Mittwoch bis Freitag.
- Die Hotelkategorie. Der Wechsel von 5 auf 4 Sterne im selben Viertel zeigt sich auf der Rechnung, viel weniger in der Zufriedenheit der Teilnehmer.
- Das Format der Abendessen. Ein exklusiv gemietetes Restaurant kostet deutlich mehr als ein reservierter Bereich in einem guten Restaurant. Bei 50 Personen ist der wahrgenommene Unterschied gering.
- Die Zahl der Aktivitäten. Zwei Aktivitäten pro Aufenthalt sind bei drei Tagen das richtige Maß. Bei drei ist die Gruppe vor der letzten Sitzung müde.
Was in diesen Zahlen nicht enthalten ist
Die Flüge, die von Ihren Abflugorten abhängen. Als Anhaltspunkt: Lissabon liegt etwa 3 Stunden von Frankfurt, 2h35 von Paris, 2h40 von London und 1h20 von Madrid entfernt, im Direktflug.
Stornoversicherungen, falls Sie eine abschließen. Persönliche Extras der Teilnehmer. Und mögliche Mehrkosten durch eine nach Vertragsschluss nach oben korrigierte Teilnehmerzahl.
Wie lange dauert eine Kalkulation?
Wir antworten innerhalb von 48 Arbeitsstunden mit zwei oder drei kalkulierten Szenarien, nicht mit einem. Drei Optionen nebeneinander zu sehen hilft am meisten bei der Entscheidung.
Für eine größere Gruppe siehe das Budget für ein Seminar mit 100 Personen. Zu den Leistungen siehe Firmenseminare in Lissabon und Teambuilding.
Häufige Fragen
Ist das Angebot verbindlich oder indikativ?
Es gibt beide Stufen. Die erste Kalkulation ist eine Spanne je Szenario. Nach Ihrer Wahl des Szenarios und der Bestätigung der Termine gehen wir zu einem verbindlichen Angebot über.
Gibt es eine Mindestteilnehmerzahl?
Wir arbeiten ab 15 Personen. Unter 20 steigt der Preis pro Person zwangsläufig, weil sich Koordination und Räume nicht teilen lassen.
Kann man in Raten zahlen?
Ja, eine Anzahlung bei Vertragsschluss und der Restbetrag vor der Veranstaltung. Die Fälligkeiten stehen im Vertrag.
Was umfasst die Position Koordination?
Die Suche und Verhandlung der Dienstleister, den Aufbau des Programms, die Begleitung bis zum Veranstaltungstag und die Anwesenheit vor Ort während der Veranstaltung.