Cuente entre 700 y 1.500 € por persona para tres días, es decir de 35.000 a 75.000 € para 50 participantes, con alojamiento, salas, comidas y actividades incluidos, sin los vuelos. La categoría del hotel y el nivel de restauración explican por sí solos la mitad de la diferencia.
¿Por qué una horquilla tan amplia?
Porque «seminario de 50 personas» no dice nada mientras no se sepa en qué hotel y en qué temporada. Dos expedientes del mismo tamaño pueden ir del simple al doble sin que ninguno esté mal organizado.
- En torno a 700 € por persona: hotel de 4 estrellas fuera del centro, sala incluida en el alojamiento, dos cenas en restaurante en lugar de privatizadas, una actividad de media jornada, de noviembre a marzo.
- En torno a 1.500 € por persona: hotel de 5 estrellas o quinta privatizada, sala propia con técnica, cena de gala privatizada, dos actividades entre ellas una regata o un espacio exclusivo, mayo, junio o septiembre.
¿Cómo se reparte el gasto?
- Alojamiento, 2 noches: 35 a 45 %
- Restauración: 20 a 25 %
- Actividades y velada: 15 a 25 %
- Salas y técnica: 8 a 12 %
- Traslados: 4 a 6 %
- Coordinación: 8 a 10 %
El alojamiento manda siempre. Ahí es donde se juegan los arbitrajes de verdad, antes que en las actividades, en las que se piensa primero.
Las cinco palancas que mueven de verdad la cifra
- La temporada. El mismo hotel se paga bastante menos en febrero que en junio. Con 50 personas y dos noches, es la palanca más pesada del expediente.
- El día de la semana. De domingo a martes, la hotelería de negocios de Lisboa está menos tensionada que de miércoles a viernes.
- La categoría del hotel. Pasar de 5 a 4 estrellas en el mismo barrio se nota en la factura, mucho menos en la satisfacción de los participantes.
- El formato de las cenas. Un restaurante privatizado cuesta bastante más que una sala reservada en un buen restaurante. En un grupo de 50, la diferencia percibida es pequeña.
- El número de actividades. Dos actividades por estancia es la medida justa a tres días. Tres, y el grupo llega cansado a la última sesión.
Lo que no está en estas cifras
Los vuelos, que dependen de sus ciudades de salida. Como referencia, Lisboa está a unos 1h20 de Madrid, 2h35 de París, 2h40 de Londres y 3h de Fráncfort en directo.
Los seguros de anulación, si los contrata. Los extras personales de los participantes. Y los eventuales sobrecostes por un aforo revisado al alza después de contratar.
¿Cuánto tarda una valoración?
Respondemos en 48 horas laborables con dos o tres escenarios presupuestados, no uno solo. Ver tres opciones una al lado de otra es lo que más ayuda a decidir.
Para un grupo mayor, vea el presupuesto de un seminario de 100 personas. Para el contenido de las prestaciones, vea seminarios de empresa en Lisboa y team building.
Preguntas frecuentes
¿El presupuesto es cerrado o indicativo?
Existen los dos momentos. La primera valoración es una horquilla por escenario. Tras elegir el escenario y confirmar las fechas, pasamos a un presupuesto cerrado.
¿Hay un mínimo de participantes?
Trabajamos a partir de 15 personas. Por debajo de 20, el coste por persona sube mecánicamente, porque la coordinación y las salas no se dividen.
¿Se puede pagar en varias veces?
Sí, un anticipo a la firma y el saldo antes del evento. Los vencimientos figuran en el contrato.
¿Qué incluye la partida de coordinación?
La búsqueda y negociación de proveedores, la construcción del programa, el seguimiento hasta el día del evento y la presencia sobre el terreno durante el mismo.