Cuente entre 650 y 1.400 € por persona para tres días, es decir de 65.000 a 140.000 € para 100 participantes, sin los vuelos. A igualdad de prestaciones, el coste por persona es algo inferior al de un grupo de 50, porque los costes fijos se reparten entre el doble de gente.
¿Por qué sale más barato por persona que con 50?
Tres partidas no se duplican cuando el grupo se duplica.
La coordinación es prácticamente la misma, haya 50 o 100 personas que seguir. La técnica de sala también: una megafonía y un proyector cuestan lo mismo para 50 que para 120 personas. Y cambia la capacidad de negociación: con 100 personas usted representa un volumen que interesa a los hoteles, lo que abre condiciones inalcanzables con 50.
En la práctica, la diferencia ronda el 5 a 10 % en el coste por persona.
Lo que cambian 100 personas en la organización
- El alojamiento. Con 100 personas, un solo hotel sigue siendo posible en Lisboa pero la selección se reduce. Hay que decidir antes entre categoría de hotel y unidad de lugar.
- Las actividades. Ya no se hacen rotar 100 personas por un solo taller. El grupo se divide en subgrupos de 15 a 25 que rotan por tres o cuatro estaciones en paralelo. Eso se prepara, y pide más acompañantes.
- Las comidas. Pocos restaurantes de Lisboa aceptan 100 comensales de golpe en buenas condiciones. O se privatiza, o se divide, o se elige un espacio dimensionado para ello.
- Los traslados. Se pasa de las minivans a los autocares, lo que más bien simplifica, pero impone puntos de encuentro y horarios más estrictos.
Reparto del gasto
- Alojamiento, 2 noches: 35 a 45 %
- Restauración: 20 a 25 %
- Actividades y velada: 15 a 25 %
- Salas y técnica: 6 a 10 %
- Traslados: 5 a 7 %
- Coordinación: 6 a 8 %
Las palancas de ahorro que funcionan a este tamaño
La temporada, siempre, que sigue siendo la palanca más pesada. El día de la semana, de domingo a martes antes que de miércoles a viernes. Y un arbitraje propio de este tamaño: aceptar dos hoteles vecinos de buena categoría en lugar de uno solo de gama más alta. Con 100 personas el ahorro es considerable y los participantes no lo perciben, siempre que las dos direcciones estén a menos de cinco minutos a pie.
Para un grupo más reducido, vea el presupuesto de un seminario de 50 personas. Para un formato que reúna a toda la empresa, vea convención de empresa en Lisboa.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden alojar 100 personas en el mismo hotel en Lisboa?
Sí, varios establecimientos lo permiten. La cuestión es si el hotel disponible en sus fechas corresponde al nivel buscado, algo que se comprueba en la primera consulta.
¿Cuántos acompañantes prevén para 100 participantes?
Un coordinador principal, más un acompañante por subgrupo de 15 a 25 personas durante las actividades.
¿Hace falta más antelación que con 50 personas?
Sí. Cuente seis meses en mayo, junio, septiembre y octubre, frente a tres o cuatro meses para un grupo de 50.
¿El presupuesto es cerrado?
La primera valoración es una horquilla por escenario. Tras elegir el escenario y confirmar las fechas, pasamos a un presupuesto cerrado.