Rechnen Sie mit 650 bis 1.400 € pro Person für drei Tage, also 65.000 bis 140.000 € für 100 Teilnehmer, ohne Flüge. Bei gleicher Leistung liegt der Preis pro Person leicht unter dem einer Gruppe von 50, weil sich die Fixkosten auf doppelt so viele Personen verteilen.
Warum ist es pro Person günstiger als bei 50?
Drei Posten verdoppeln sich nicht, wenn sich die Gruppe verdoppelt.
Die Koordination bleibt weitgehend gleich, ob 50 oder 100 Personen zu betreuen sind. Die Raumtechnik ebenfalls: Beschallung und Projektion kosten für 50 wie für 120 Personen dasselbe. Und die Verhandlungsposition ändert sich: Mit 100 Personen stellen Sie ein Volumen dar, das Hotels interessiert, was Konditionen öffnet, die bei 50 unerreichbar sind.
In der Praxis liegt der Unterschied bei 5 bis 10 % pro Person.
Was 100 Personen an der Organisation ändern
- Die Unterkunft. Bei 100 Personen bleibt ein einziges Hotel in Lissabon möglich, aber die Auswahl schrumpft. Man muss früher zwischen Hotelkategorie und einem gemeinsamen Standort abwägen.
- Die Aktivitäten. 100 Personen laufen nicht mehr durch einen einzigen Workshop. Die Gruppe teilt sich in Untergruppen von 15 bis 25, die parallel drei oder vier Stationen durchlaufen. Das will vorbereitet sein und verlangt mehr Betreuer.
- Die Mahlzeiten. Wenige Restaurants in Lissabon nehmen 100 Gedecke auf einmal unter guten Bedingungen. Entweder mietet man exklusiv, oder man teilt, oder man wählt eine entsprechend dimensionierte Location.
- Die Transfers. Man wechselt von Kleinbussen zu Reisebussen, was eher vereinfacht, aber festere Treffpunkte und Zeiten verlangt.
Aufteilung der Ausgaben
- Unterkunft, 2 Nächte: 35 bis 45 %
- Verpflegung: 20 bis 25 %
- Aktivitäten und Abend: 15 bis 25 %
- Räume und Technik: 6 bis 10 %
- Transfers: 5 bis 7 %
- Koordination: 6 bis 8 %
Die Sparhebel, die in dieser Größe funktionieren
Die Saison, immer noch der schwerste Hebel. Der Wochentag, Sonntag bis Dienstag statt Mittwoch bis Freitag. Und eine Abwägung, die es nur in dieser Größe gibt: zwei benachbarte Hotels guter Kategorie statt eines einzigen gehobeneren. Bei 100 Personen ist die Ersparnis erheblich und die Teilnehmer merken nichts davon, sofern beide Adressen weniger als fünf Gehminuten auseinanderliegen.
Für eine kleinere Gruppe siehe das Budget für ein Seminar mit 50 Personen. Für ein Format mit dem ganzen Unternehmen siehe Firmentagung in Lissabon.
Häufige Fragen
Können 100 Personen im selben Hotel in Lissabon wohnen?
Ja, mehrere Häuser ermöglichen das. Die Frage ist, ob das an Ihren Terminen verfügbare Hotel dem gewünschten Standard entspricht, was sich bei der ersten Anfrage klärt.
Wie viele Betreuer sehen Sie für 100 Teilnehmer vor?
Einen Hauptkoordinator, dazu einen Betreuer je Untergruppe von 15 bis 25 Personen während der Aktivitäten.
Braucht es mehr Vorlauf als bei 50 Personen?
Ja. Rechnen Sie im Mai, Juni, September und Oktober mit sechs Monaten, gegenüber drei bis vier Monaten bei einer Gruppe von 50.
Ist das Angebot verbindlich?
Die erste Kalkulation ist eine Spanne je Szenario. Nach Wahl des Szenarios und Bestätigung der Termine gehen wir zu einem verbindlichen Angebot über.